Hola Christian.
Cada tres meses está bien (puede demorarse más), depende de la población del acuario. Tienes que verlo tú, si está muy sucio o no.
La limpieza es bastante simple: sólo tienes que enjuagar la esponja en el agua del filtro o en un poquito de agua que saques del acuario, al igual que el perlón, si no está muy sucio (pero mucho). Es mejor enjuagar el perlón en este agua y otra vez ponerlo. El resto, ni tocarlo... y el agua del filtro la tiras, y dejas que se llene sólo de agua del acuario (cuando lo vuelvas a conectar).
Saludos.